Utvecklingssamtal nuUtvecklingssamtal

Att hålla effektiva, givande och strukturerade utvecklingssamtal är en konst. Bara att som chef hinna med att genomföra samtal med alla medarbetare är en konstart i sig. Tiden är en bristvara och tyvärr hoppar många över det oerhört viktiga steget att planera samtalen ordentligt. Detta gör att själva medarbetarsamtalet ofta saknar struktur och blir rörigt och tar onödigt lång tid. Du har alltså allt att vinna på att lägga ner den tid som behövs för förberedelse och planläggning av samtalen. När grunden väl är lagd och strukturen framarbetad går den att applicera på alla samtalen med de olika medarbetarna. Sättet att arbeta är detsamma, även om varje samtal kräver koppling till varje enskild individ. Det finns mallar att tillgå som hjälper dig att få till en bra struktur både före, under och efter samtalet. Använd gärna en färdig mall och modifiera den så att den stämmer med era förutsättningar. Sänd ut den till medarbetaren i god tid före ert utvecklingssamtal, så att han eller hon har tid att skriva ner sina tankar och reflektioner. Ett bra sätt är att börja samtalet med att prata kring arbetet och företaget i stort. Försök få klart för dig om medarbetaren förstår företagets mål och utvecklingsplan och ta reda på om denne känner sig vara en del av detta. Går den enskildes egna mål att kombinera med företagets på ett bra sätt?

Övergå sedan till detaljerna i medarbetarens arbetssituation; dennes arbetsuppgifter och arbetsbelastningen, kollegorna och samarbetet, arbetsmiljön och stressen osv. Fråga vad medarbetaren tycker är särskilt bra och ta reda på vad som fungerar mindre bra. Finns det en utbildningsplan att följa upp så stäm av att den anställde gått de kurser som bestämts. Om inte, ta reda på varför. Berodde det på hög arbetsbelastning, för höga kostnader eller blev det bara inte av? Här bör det börja ringa varningsklockor om mönstret med uteblivna utbildningar upprepas. Risken är uppenbar att medarbetaren inte är tillräckligt engagerad för att förkovra sig, vilket bör tas på allvar. Behöver åtgärder vidtas för att öka motivationen?

Utvecklingssamtal med öppet samtalsklimat

Under ert utvecklingssamtal behöver både dåtid, nutid och framtid diskuteras. Ni behöver samtala kring hur tiden sedan förra samtalet har varit, vilka mål som uppnåtts och hur du ser på medarbetarens prestationer så här långt. Likaså behöver den anställde förmedla hur han eller hon sett på ditt ledarskap, på företaget och på sina arbetsuppgifter. Försök att vara neutral i ditt mottagande av den anställdes åsikter, särskilt i fråga om synpunkter på dig som chef och ledare. Tillåt ett öppet samtalsklimat, men sätt ner foten om angrepp görs på din person eller på sådant som inte har med arbetet att göra. Ett visst mått av personlighet och privata problem är ok under samtalet, men var tydlig med att ska vara arbetet och frågeställningarna kring det som är det centrala. Avsluta ert utvecklingssamtal med att diskutera framtiden. Vilka är medarbetarens planer och vilka förväntningar har han eller hon på framtiden? Finns hinder för utveckling eller väntar en utmaning runt hörnet? Var noga med att säkerställa att medarbetarens kompetensutvecklingsbehov tillfredsställs genom vidare- och nyutbildning. Sammanställ en utvecklingsplan och kom överens om hur och när denna ska följas upp.

Vad innehåller ett bra utvecklingssamtal?

Ett bra utvecklingssamtal är ett som inte bara genomförs rutinmässigt, utan med utgångspunkt från den anställdes utvecklingspotential. Ett gott ledarskap handlar i stor utsträckning om att få ut det bästa av varje anställd, vilket förstås gynnar både den enskilde och företaget. En bra chefsutbildning kan bidra till en kompetenshöjning just på detta viktiga område, med långsiktiga positiva konsekvenser.

Ökat ansvar, mer stimulerande arbetsuppgifter, möjligheter till kompetensutveckling – listan på hur varje persons begåvning kan tas tillvara på bästa sätt kan bli lång, och på en chefsutbildning kan man bli bättre på att se situationen både ur företagets och ur den anställdes perspektiv. En chef som visar intresse ökar motivationen hos de anställda, och ett utvecklingssamtal ger ett bra tillfälle att visa detta.

Att känna att man utvecklas på sin arbetsplats handlar också om att bli sedd, exempelvis genom att få erkännande när man höjer sin ambitionsnivå, och en chefsutbildning behöver bland annat fokusera på just hur man blir mer lyhörd och uppmärksam gentemot varje individ. Under ett utvecklingssamtal kan man be personen berätta om prestationer som man är speciellt nöjd med, och det kan visa sig att det är saker som man som chef annars inte hade lagt märke till.

Båda parter bör vara väl förberedda, och därför kan man inom organisationen ta fram en mall med punkter att tänka igenom och/eller frågor att svara på, som skickas ut i förväg.

Det handlar både om att sammanfatta det gångna året och att se framåt. I ett bra utvecklingssamtal ingår också att ta fram en handlingsplan och att se till att denna följs upp. En viktig effekt som man kan lära sig mer om på en chefsutbildning är att när en enskild medarbetare ökar sin ambitionsnivå påverkas hela omgivningen positivt, och på så sätt kan både arbetsklimatet och själva resultatet förbättras avsevärt inom hela organisationen.Utvecklingssamtal nu